Chi tiết tin tức

Tư vấn về chữ ký dấu

Kính gửi: Quý khách hàng

Lời đầu tiên, chúng tôi chân thành cảm ơn Quý khách đã quan tâm và tin tưởng vào hoạt động cung cấp dịch vụ pháp lý của công ty luật Hnlaw & Partners.

Liên quan đến yêu cầu tư vấn của quý khách về việc “sử dụng chữ ký khắc dấu có hợp pháp hay không?”, chúng tôi có ý kiến tư vấn như sau:

Tư vấn về chữ ký dấu

Theo bộ luật dân sự 2015 quy định:

Điều 117. Điều kiện có hiệu lực của giao dịch dân sự

1. Giao dịch dân sự có hiệu lực khi có đủ các điều kiện sau đây:

a) Chủ thể có năng lực pháp luật dân sự, năng lực hành vi dân sự phù hợp với giao dịch dân sự được xác lập;

b) Chủ thể tham gia giao dịch dân sự hoàn toàn tự nguyện;

c) Mục đích và nội dung của giao dịch dân sự không vi phạm điều cấm của luật, không trái đạo đức xã hội.

2. Hình thức của giao dịch dân sự là điều kiện có hiệu lực của giao dịch dân sự trong trường hợp luật có quy định.

Như vậy, nếu như hợp đồng mà không phải do người đại diện theo pháp luật ký hoặc người được người đại diện pháp luật ủy quyền ký thì không có giá trị pháp lý.

Luật kế toán 2015, quy định:

Điều 19. Ký chứng từ kế toán

1.Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng loại mực không phai. Không được ký chứng từ kế toán bằng mực màu đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất. Chữ ký trên chứng từ kế toán của người khiếm thị được thực hiện theo quy định của Chính phủ.

Công văn số 2826/TCT-PCCS ngày 9/8/2006 quy định: “Các hóa đơn, chứng từ kế toán, tờ khai thuế và văn bản giao dịch khác do cơ sở kinh doanh gửi đến cơ quan thuế mà người ký văn bản đúng thẩm quyền nhưng sử dụng chữ ký khắc thì không được coi là hóa đơn, chứng từ kế toán và văn bản giao dịch hợp pháp.

Về nguyên tắc, chữ ký phải bằng bút mực và được ký trực tiếp lên văn bản (trừ các trường hợp chữ ký điện tử được cấp phát, quản lý và sử dụng theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử). Chữ ký  được pháp luật công nhận khi đó là chữ ký trực tiếp của người ghi tên bên dưới chữ ký. Còn con dấu chữ ký chỉ là sự mô phỏng chữ ký thật và không được đăng ký hay công nhận ở bất cứ cơ quan có thẩm quyền nào.

Vì vậy, theo quy định của pháp luật thì các hóa đơn, chứng từ kế toán không được sử dụng chữ ký khắc. Còn đối với các hợp đồng, giao dịch của công ty nếu như việc sử dụng chữ ký khắc thì có nhiều thuận lợi nhưng vẫn chứa đựng những rủi ro nhất định. Ví dụ như có sự lạm dụng dấu chữ ký, nếu quản lý không tốt có thể dẫn đến việc đối tượng xấu đóng trộm, đóng khống sử dụng vào các mục đích bất hợp pháp, gây ra những hậu quả khó lường, không chỉ gây thiệt hại về kinh tế mà có thể dẫn đến việc người có dấu chữ ký phải chịu trách nhiệm về hình sự. Tuy nhiên nếu như có trạnh chấp với bên thứ ba thì Tòa án vẫn có khả năng tuyên hợp đồng đó vô hiệu do vi phạm về hình thức do không ký trực tiếp vào văn bản.

Để tránh những rắc rối pháp lý có thể phát sinh thì cần thiết phải có văn bản rõ ràng quy định về nguyên tắc, quy trình quản lý, sử dụng con dấu đó hoặc ủy quyền thực hiện việc sử dụng. Nghĩa là cần quy định các trường hợp được sử dụng chữ ký khắc dấu-đây là một trong những căn cứ để xem xét giải quyết khi có tranh chấp pháp lý liên quan đến giá trị hợp pháp của chữ ký đó. Tuy nhiên, cách tốt nhất là người có dấu chữ ký phải trực tiếp quản lý và sử dụng con dấu này.

Thủ tục làm chữ ký khắc dấu tại các cơ sở có đủ điều kiện khắc dấu, thì hồ sơ bao gồm:

• Giấy xác nhận và cam kết về chữ ký
• Bản sao công chứng CMND của người có chữ ký
• Giấy ủy quyền và CMND của người được ủy quyền trong trường hợp ủy quyền cho người khác đi làm thủ tục

Trên đây là ý kiến tư vấn của chúng tôi về các quy định của pháp luật về việc sử dụng chữ ký khắc và những rủi ro nếu việc quản lý, sử dụng chữ ký dấu không chặt chẽ.

Chi tiết xin liên hệ công ty luật Hnlaw & Partners

Email: tuvan.hnlaw@gmail.com