Chi tiết tin tức

Chế độ lưu giữ tài liệu doanh nghiệp

Doanh nghiệp có trách nhiệm lưu giữ các tài liệu pháp lý, hành chính, chứng từ kế toán … tại trụ sở chính và theo thời hạn quy định. Pháp luật quy định việc lưu giữ tài liệu doanh nghiệp như thế nào? HNLaw & Partners hướng dẫn Quý khách hàng về Chế độ lưu giữ tài liệu doanh nghiệp như sau:

1. Tùy theo loại hình, doanh nghiệp phải lưu giữ tài liệu doanh nghiệp: (điều 11 Luật doanh nghiệp)

• Điều lệ công ty; quy chế quản lý nội bộ của công ty; sổ đăng ký thành viên hoặc sổ đăng ký cổ đông;
• Văn bằng bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp; giấy chứng nhận đăng ký chất lượng sản phẩm; giấy phép và giấy chứng nhận khác;
• Tài liệu, giấy tờ xác nhận quyền sở hữu tài sản của công ty;
• Biên bản họp Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị; các quyết định của doanh nghiệp;
• Bản cáo bạch để phát hành chứng khoán;
• Báo cáo của Ban kiểm soát, kết luận của cơ quan thanh tra, kết luận của tổ chức kiểm toán;
• Sổ kế toán, chứng từ kế toán, báo cáo tài chính hằng năm.

2. Lưu giữ tài liệu doanh nghiệp tại trụ sở chính và theo thời hạn quy định:

• Doanh nghiệp phải lưu giữ các tài liệu quy định tại trụ sở chính (hoặc địa điểm khác được quy định trong Điều lệ công ty)
• Thời hạn lưu giữ thực hiện theo quy định của pháp luật có liên quan.

3. Lưu giữ chứng từ kế toán

3.1.  Loại tài liệu kế toán phải lưu giữ (Điều 8 NĐ 174/2016/NĐ-CP)

Loại tài liệu kế toán phải lưu giữ bao gồm:

• Chứng từ kế toán.
• Sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp.
• Báo cáo tài chính; báo cáo quyết toán ngân sách; báo cáo tổng hợp quyết toán ngân sách.
• Tài liệu khác có liên quan đến kế toán bao gồm các loại hợp đồng; báo cáo kế toán quản trị; hồ sơ, báo cáo quyết toán dự án hoàn thành, dự án quan trọng quốc gia; báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản; các tài liệu liên quan đến kiểm tra, thanh tra, giám sát, kiểm toán; biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán; quyết định bổ sung vốn từ lợi nhuận, phân phối các quỹ từ lợi nhuận; các tài liệu liên quan đến giải thể, phá sản, chia, tách, hợp nhất sáp nhập, chấm dứt hoạt động, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển đổi đơn vị; tài liệu liên quan đến tiếp nhận và sử dụng kinh phí, vốn, quỹ; tài liệu liên quan đến nghĩa vụ thuế, phí, lệ phí và nghĩa vụ khác đối với Nhà nước và các tài liệu khác.

3.2. Chế độ lưu giữ (Điều 21 Luật kế toán 2015)

• Thông tin, số liệu trên chứng từ kế toán là căn cứ để ghi sổ kế toán.
• Chứng từ kế toán phải được sắp xếp theo nội dung kinh tế, theo trình tự thời gian và bảo quản an toàn theo quy định của pháp luật.
• Chỉ cơ quan nhà nước có thẩm quyền mới có quyền tạm giữ, tịch thu hoặc niêm phong chứng từ kế toán. Trường hợp tạm giữ hoặc tịch thu chứng từ kế toán thì cơ quan nhà nước có thẩm quyền phải sao chụp chứng từ bị tạm giữ, bị tịch thu, ký xác nhận trên chứng từ sao chụp và giao bản sao chụp cho đơn vị kế toán; đồng thời lập biên bản ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị tạm giữ hoặc bị tịch thu và ký tên, đóng dấu.
• Cơ quan có thẩm quyền niêm phong chứng từ kế toán phải lập biên bản, ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị niêm phong và ký tên, đóng dấu.

Lưu ý:

– Việc lưu giữ những tài liệu giấy tờ ở công ty là vô cùng quan trọng. Mục đích của việc lưu giữ tài liệu ngoài việc đảm bảo đúng pháp luật thì việc lưu giữ sẽ tạo thuận lợi cho doanh nghiệp, các cơ quan ban ngành, đơn vị tổ chức dễ dàng kiểm tra, nắm bắt những nội dung, khối lượng văn bản của doanh nghiệp. Doanh nghiệp sẽ biết được phân loại tài liệu và xác định được những tính chất quan trọng của những văn bản, giấy tờ trên cơ sở đó sẽ dễ dàng lựa chọn được những văn bản, giấy tờ khi cần tới, đồng thời cũng giữ gìn được những bí mật của công ty.

– Việc lưu giữ cũng góp phần giúp các doanh nghiệp nhanh chóng hoàn thành tất cả những hồ sơ có liên quan tới pháp luật.

Trên đây là một số nội dung về “Chế độ lưu giữ tài liệu doanh nghiệp”. Quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc hoặc nhu cầu sử dụng dịch vụ pháp lý xin vui lòng liên hệ trực tiếp đến Công ty để được tư vấn chi tiết và hỗ trợ tốt nhất.

Chi tiết xin liên hệ:

CÔNG TY LUẬT HNLAW & PARTNERS

Địa chỉ: Toà nhà DBS, số N028, lô 31 khu dịch vụ thương mại và nhà ở Hà Trì, phường Hà Trì, Hà Đông, Hà Nội.

Email: tuvan.hnlaw@gmail.com